Πολιτική Απορρήτου

1. Πεδίο εφαρμογής

Η Πολιτική καλύπτει το Fitbook για web, iOS και Android και τις λειτουργίες που έχει ενεργοποιήσει το γυμναστήριό σας. Δεν καλύπτει την ανεξάρτητη χρήση υπηρεσιών τρίτων εκτός του Fitbook.

Το Fitbook απευθύνεται μόνο σε ενήλικα μέλη και ενήλικο προσωπικό. Δεν επιτρέπεται η καταχώριση δεδομένων ανηλίκων. Αν διαπιστωθεί τέτοια καταχώριση, η πρόσβαση περιορίζεται και ακολουθείται η νόμιμη διαδικασία διαγραφής ή επιστροφής.

2. Ποιος αποφασίζει για την επεξεργασία

Για ερώτημα που αφορά δεδομένα του γυμναστηρίου σας απευθύνεστε πρώτα στο δικό του privacy contact. Αν το αίτημα φτάσει στο Fitbook, προωθείται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση στο αντίστοιχο γυμναστήριο και το Fitbook το συνδράμει τεχνικά.

3. Ποια δεδομένα χρησιμοποιούνται και γιατί

• Ταυτότητα και επικοινωνία: ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, διεύθυνση, ημερομηνία γέννησης και φύλο, όπου χρησιμοποιείται.
• Λογαριασμός και ρόλος: credentials, γυμναστήριο, ρόλος, ενεργή σχέση και κατάσταση πρόσβασης.
• Λειτουργία γυμναστηρίου: κρατήσεις, παρουσίες, συνδρομές, πρόγραμμα, προπονήσεις και λειτουργικές σημειώσεις.
• Περιεχόμενο: προαιρετική φωτογραφία μέλους, φωτογραφίες χώρου και αρχεία που ανεβάζει το μέλος ή εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
• Επιλογές και αποδεικτικά: αποδοχή συγκεκριμένης έκδοσης Όρων, που το Fitbook τηρεί για τη δική του σύμβαση χρήσης, και χωριστά παράδοση/επιβεβαίωση έκδοσης Πολιτικής, notification preferences, συγκατάθεση και ανάκληση για την ενιαία προαιρετική λειτουργία διατροφής για λογαριασμό του γυμναστηρίου.
• Τεχνικά και ασφάλεια: IP, browser/device στοιχεία, session και security events, push token, reCAPTCHA result και delivery/bounce status.
• Nuki: eligibility, εντολή unlock, αποτέλεσμα, χρόνος και αναγνωριστικό ενέργειας, όταν είναι ενεργό το module.
• B2B και myDATA: στοιχεία επιχείρησης, συμβατικές επαφές, τιμολόγηση και τα απαιτούμενα φορολογικά δεδομένα όταν ενεργοποιείται η σχετική λειτουργία.

4. Σκοποί και νομικές βάσεις

Το γυμναστήριό σας οφείλει να σας γνωστοποιεί τη συγκεκριμένη βάση που επέλεξε. Δεν χρησιμοποιείται μία γενική «συγκατάθεση GDPR» για όλους τους σκοπούς.

5. Προαιρετικά δεδομένα υγείας και συγκατάθεση

Οι γενικές σημειώσεις είναι μέρος της βασικής λειτουργίας και μπορούν να χρησιμοποιούνται μόνο για καθαρά λειτουργικό περιεχόμενο που δεν αφορά υγεία. Δεν πρέπει να καταχωρίζονται στο πεδίο γενικών σημειώσεων διαγνώσεις, τραυματισμοί, συμπτώματα, φάρμακα ή άλλα δεδομένα υγείας.

• Ενιαία συγκατάθεση διατροφής: καλύπτει διατροφικές πληροφορίες ή αλλεργίες που επιλέγετε να καταχωρίσετε, πλάνα και σχετικά σχόλια, σωματικές μετρήσεις, στοιχεία σύνθεσης σώματος και σχετικά PDF ή εικόνες.

Η σημερινή έκδοση δεν διαθέτει χωριστά consent scopes για nutrition και body composition. Η συγκατάθεση αφορά από κοινού τις παραπάνω κατηγορίες μέσα στην προαιρετική λειτουργία διατροφής του γυμναστηρίου.

Η συγκατάθεση ζητείται απευθείας από το ενήλικο μέλος και δεν είναι προσυμπληρωμένη. Καταγράφονται η ακριβής έκδοση και το SHA-256 του κειμένου, ο χρήστης, το γυμναστήριο, ο χρόνος, το κανάλι, η IP και το user-agent. Χωρίς ενεργή συγκατάθεση το μέλος δεν εμφανίζεται στην ομάδα διατροφής και η πρόσβαση στα σχετικά PDF απορρίπτεται. Η άρνηση ή ανάκληση δεν επηρεάζει λογαριασμό, κρατήσεις ή βασική συνδρομή.

Ανάκληση

Από την ενότητα «Συγκατάθεση διατροφής» μπορείτε να δείτε την ενεργή συγκατάθεση και να την ανακαλέσετε. Η ανάκληση σταματά αμέσως κάθε νέα πρόσβαση που βασιζόταν στη συγκατάθεση και δημιουργεί εργασία ελέγχου. Το γυμναστήριο αποφασίζει, σύμφωνα με τον νόμο, αν τα υπάρχοντα δεδομένα θα διαγραφούν, επιστραφούν ή περιοριστούν. Η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας δεν επηρεάζεται.

6. Ποιος μπορεί να δει τι

Κάθε έλεγχος πρόσβασης λαμβάνει υπόψη το γυμναστήριο, τον ρόλο, το ενεργό module και, για τη λειτουργία διατροφής, την ενεργή συγκατάθεση. Η ιδιότητα του owner δεν καταργεί την αρχή ανάγκης γνώσης.

Στη legacy έκδοση δεν υπάρχει ανάθεση συγκεκριμένου μέλους σε συγκεκριμένο διατροφολόγο. Οι εξουσιοδοτημένοι ρόλοι διατροφής βλέπουν τα μέλη του ίδιου γυμναστηρίου που έχουν ενεργή συγκατάθεση. Τα PDF κατεβαίνουν από το μέλος μόνο μέσω του mobile app.

Πρόσβαση τεχνικού administrator του Fitbook δεν αποτελεί καθημερινή επιχειρησιακή χρήση. Επιτρέπεται μόνο όταν είναι αναγκαία για υποστήριξη, ασφάλεια, διερεύνηση συμβάντος ή αποκατάσταση λειτουργίας.

7. Email, push notifications, cookies και reCAPTCHA

Λειτουργικές και προωθητικές επικοινωνίες

Λειτουργικές ενημερώσεις, όπως κλείσιμο εγκατάστασης, αλλαγή ωραρίου, κράτηση, ασφάλεια ή λειτουργία λογαριασμού, μπορούν να αποστέλλονται ως μέρος της υπηρεσίας. Προωθητικές τιμές ή προσφορές συνδρομών αποστέλλονται μόνο με χωριστό, αποδείξιμο opt-in ή συγκεκριμένη νόμιμη εξαίρεση και με εύκολη, δωρεάν εναντίωση.

Η άδεια notifications του iOS ή Android είναι τεχνική άδεια συσκευής και δεν αποτελεί από μόνη της συγκατάθεση marketing. Η legacy λειτουργία ανακοινώσεων δεν τηρεί χωριστή επιλογή marketing μέσα στο Fitbook. Το γυμναστήριο δεν πρέπει να χρησιμοποιεί αυτή τη ροή για άμεση εμπορική προώθηση χωρίς την απαιτούμενη νόμιμη βάση και εύκολη εναντίωση ή απεγγραφή. Τα μηνύματα δεν πρέπει να περιέχουν δεδομένα υγείας.

SendPulse

Η SendPulse χρησιμοποιείται για service email και, όπου ενεργοποιείται, αποστολή τιμολογίου myDATA. Επεξεργάζεται τον παραλήπτη, το περιεχόμενο και τα τεχνικά δεδομένα αποστολής σύμφωνα με τις ρυθμίσεις της υπηρεσίας. Δεν πρέπει να αποστέλλονται health content ή health attachments.

Cookies και reCAPTCHA

Χρησιμοποιούνται τα απολύτως αναγκαία session/security cookies. Η Google reCAPTCHA μπορεί να επεξεργάζεται IP, browser/device signals και το αναγκαίο cookie _GRECAPTCHA για anti-abuse. Η επιλογή του ορατού reCAPTCHA checkbox αποτελεί τεχνική επαλήθευση και όχι αποδοχή Όρων ή GDPR consent. Το Fitbook τηρεί μόνο το απολύτως αναγκαίο verification/security event και όχι το προσωρινό reCAPTCHA token.

Δεν χρησιμοποιούνται analytics ή advertising cookies από το Fitbook.

8. Nuki και myDATA

Nuki

Το γυμναστήριο επιλέγει, κατέχει και ελέγχει τον λογαριασμό και τη smart lock Nuki. Όταν το module είναι ενεργό, το Fitbook αποστέλλει την εξουσιοδοτημένη εντολή unlock μέσω API με credential του γυμναστηρίου. Το credential φυλάσσεται server-side, κρυπτογραφημένο, δεν εμφανίζεται στον browser και δεν καταγράφεται σε logs.

Το Fitbook τηρεί action log για ασφάλεια και λογοδοσία. Το βλέπει ο owner και, όταν είναι αναγκαίο για τεχνική υποστήριξη ή ασφάλεια, ο developer administrator. Ο Nuki provider μπορεί να τηρεί δικά του logs σύμφωνα με τη σύμβαση και την πολιτική που ελέγχει το γυμναστήριο.

myDATA

Όταν το module είναι ενεργό, τα απαιτούμενα φορολογικά δεδομένα διαβιβάζονται στην ΑΑΔΕ/myDATA σύμφωνα με οδηγία του γυμναστηρίου. Η ΑΑΔΕ ενεργεί ως δημόσια αρχή και διατηρεί τα δεδομένα σύμφωνα με τη νομοθεσία που τη διέπει. Το Fitbook δεν επεξεργάζεται πληρωμές ή στοιχεία κάρτας.

9. Πάροχοι, αποδέκτες και διεθνείς διαβιβάσεις

Όπου πάροχος επεξεργάζεται δεδομένα ή παρέχει υποστήριξη εκτός ΕΟΧ, ο αρμόδιος υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να εξασφαλίζει νόμιμο μηχανισμό του Κεφαλαίου V GDPR, όπως απόφαση επάρκειας ή Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες. Μπορείτε να ζητήσετε σχετικές πληροφορίες από το privacy contact.

10. Ασφάλεια, πρόσβαση υποστήριξης και backups

Εφαρμόζονται μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο, όπως μοναδικοί λογαριασμοί, server-side role and organization checks, TLS, private file storage, προστασία secrets, περιορισμός privileged access, validation αρχείων, καταγραφή κρίσιμων ενεργειών και διαδικασίες incident/restore.

Πρόσβαση Fitbook support σε προσωπικά δεδομένα επιτρέπεται μόνο για αναγκαία υποστήριξη, ασφάλεια, restore ή διερεύνηση incident. Δεν αποτελεί καθημερινή επιχειρησιακή χρήση των δεδομένων. Credentials δεν πρέπει να γράφονται στα logs.

Περιστατικό προσωπικών δεδομένων

Όταν το Fitbook ενεργεί ως processor, ενημερώνει το αντίστοιχο γυμναστήριο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το συνδράμει στην αξιολόγηση, γνωστοποίηση και ενημέρωση των επηρεαζόμενων προσώπων. Για δεδομένα όπου το Fitbook είναι controller, αναλαμβάνει άμεσα τις δικές του υποχρεώσεις.

11. Πόσο διατηρούνται τα δεδομένα

Περιορισμένη διατήρηση για νομική υποχρέωση ή συγκεκριμένη αξίωση αφορά μόνο τα αναγκαία δεδομένα και δεν αποτελεί γενική ή επ’ αόριστον διατήρηση ολόκληρου του λογαριασμού.

12. Τα δικαιώματά σας

Ανάλογα με τις προϋποθέσεις του GDPR, μπορείτε να ζητήσετε:

• ενημέρωση και πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα,
• διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων,
• διαγραφή ή περιορισμό επεξεργασίας,
• φορητότητα δεδομένων που εμπίπτουν στο σχετικό δικαίωμα,
• εναντίωση σε επεξεργασία βάσει εννόμου συμφέροντος,
• ανάκληση συγκατάθεσης ανά σκοπό, χωρίς αναδρομική επίπτωση,
• μη λήψη απόφασης που βασίζεται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία, όπου εφαρμόζεται.

Το Fitbook δεν λαμβάνει αποφάσεις με έννομα ή αντίστοιχα σημαντικά αποτελέσματα αποκλειστικά μέσω automated decision-making ή profiling.

Πώς υποβάλλετε αίτημα

1. Για προφίλ, κρατήσεις, συνδρομές, health data, φωτογραφίες, επικοινωνίες ή Nuki events, επικοινωνείτε με το privacy contact του γυμναστηρίου σας.
2. Για B2B στοιχεία, δική μας ασφάλεια/anti-abuse ή άλλο δεδομένο όπου το Fitbook είναι controller, γράφετε στο info@fitbook.gr.
3. Ζητείται μόνο η αναγκαία πρόσθετη ταυτοποίηση όταν υπάρχει εύλογη αμφιβολία για την ταυτότητα ή την εξουσιοδότηση.

Η απάντηση παρέχεται κατά κανόνα μέσα σε έναν μήνα. Αν το αίτημα είναι ιδιαίτερα σύνθετο ή πολυάριθμο, η προθεσμία μπορεί να παραταθεί έως δύο επιπλέον μήνες, με έγκαιρη ενημέρωση και αιτιολογία.

Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Λεωφόρος Κηφισίας 1–3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα.

13. Αλλαγές στην Πολιτική και επικοινωνία

Κάθε έκδοση φέρει αριθμό και ημερομηνία. Ουσιώδης αλλαγή σε σκοπό, κατηγορία δεδομένων, αποδέκτη ή δικαίωμα γνωστοποιείται πριν εφαρμοστεί. Νέα συγκατάθεση ζητείται μόνο όταν μεταβάλλεται πραγματικά consent-based επεξεργασία· η απλή ενημέρωση της Πολιτικής δεν παρουσιάζεται ως συγκατάθεση.

Για ερωτήσεις σχετικά με τον ρόλο του Fitbook ή την παρούσα Πολιτική: info@fitbook.gr. Για επιχειρησιακά δεδομένα μέλους, χρησιμοποιήστε το privacy contact του γυμναστηρίου σας.